ERP Prozessoptimierung
Unter ERP (Enterprise Ressource Planning) versteht man eine detaillierte Planung der Unternehmensressourcen, um sie möglichst effizient zu nutzen. Dies umfasst Softwaresysteme als technische Hilfsmittel ebenso wie die Optimierung interner Prozesse. Diese ERP Prozessoptimierung verbessert die Verwendung aller Ressourcen wie Kapital, Betriebsmittel und Personal, um das Unternehmen wettbewerbsfähiger zu machen.
Zur Umsetzung von ERP gehört die Schaffung eines übergreifenden elektronischen Informationssystems: einer Datenbank, die die gleiche Datenlage für alle Teile des Unternehmens sicherstellt und Echtzeit-Auswertungen (z.B. zu Produktion, Verkauf und Personal) liefert – typischerweise für die Firmenleitung und das Controlling, oft aber auch für weitere Stellen wie Finanzabteilung und Personalwirtschaft. Die Vernetzung durch ein ERP-System erlaubt es, die Prozesse innerhalb des Unternehmens (in der Produktion ebenso wie kaufmännische und verwaltungstechnische Abläufe) detailliert nachzuvollziehen, dabei den Einsatz des Personals und anderer Ressourcen zu optimieren und so Kosten zu reduzieren. Idealerweise geht der Einführung von ERP eine Prozessaufnahme voraus, so dass die Anpassung des Systems nach fachlichen Gesichtspunkten geschieht und spätere Nacharbeiten minimiert werden: Die IT-Unterstützung soll den Geschäftsprozessen folgen und nicht sie bestimmen.
Für die Analyse von Geschäftsprozessen hat sich in der Praxis eine interdisziplinäre und betriebsübergreifende Projektarbeit bewährt. Alle Veränderungen am Einsatz von Mitteln oder Personal fließen sofort zurück in das System und erlauben eine sofortige Aktualisierung der Daten. Wichtig ist: Der Einsatz von Software allein erreicht keine Effekte, sondern ermöglicht erst die eigentliche ERP Prozessoptimierung, die mit detaillierter Analysearbeit verbunden ist und durch spezielle ERP-Verfahren zwar unterstützt, aber nicht automatisiert werden kann. Im Verlauf der Optimierung werden bestehende Prozesse abgebildet, Verbesserungsmaßnahmen identifiziert und im Zusammenspiel der beteiligten Fachbereiche idealtypische Soll-Prozesse formuliert. Häufig können schon vor der vollständigen Umsetzung, die tiefgreifend sein kann und dann die Begleitung durch ein Change Management erfordert, einige Sofortmaßnahmen („Quick Wins“) frühzeitig umgesetzt werden.
Neben Analyse und Gestaltung von Prozessen gehört auch ihre anschließende Kontrolle zum Aufgabenspektrum der ERP Prozessoptimierung, nicht zuletzt mit dem Ziel eines kontinuierlichen Optimierungsprozesses. ERP-Systeme reichen von kostspieligen Produkten großer Anbieter wie SAP und Oracle bis zu kostenlosen Open-Source-Varianten. Die Einrichtung und Anpassung in der einzelnen Firma ist in jedem Fall aufwändig. Über die firmeninternen Prozesse hinaus – von Entwicklung über Auftragsgewinnung (Vertrieb/Marketing), Produktionsplanung, Beschaffung und Produktion bis zu Distribution und Entsorgung – können ein ERP-System und auch die ERP Prozessoptimierung zur Optimierung der Wertschöpfungskette auf externe Schnittstellen ausgedehnt werden und etwa die Beziehungen zu Lieferanten, Dienstleistern und Kunden einbeziehen.